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畢業也不怕被老鳥釘!關鍵一招讓你實用一輩子,你絕對沒想到這15分鐘這麼重要!

大田出版 2016/03/04 08:00
畢業也不怕被老鳥釘!關鍵一招讓你實用一輩子,你絕對沒想到這15分鐘這麼重要!

作者:金華東

 ★她是太子的未婚妻,卻在大婚前夕被賜給雙腿皆廢,癱瘓在床的前戰神王爺。新婚夜,本該癱瘓在床的新郎將她壓在身下:本王是要殺你滅口,還是把你毒啞? 

譯者:林彥

永遠留出十五分鐘的餘裕

我之所以能成功,是因為我任何時候都一定提前十五分鐘到達。—霍雷肖‧納爾遜(Horatio Nelson),英國海軍提督

 

守時乃王者之禮。—路易十八,法國國王

 

離失誤一步之差

我想講一個我自己的親身經歷。有一次我因為意外沒能遵守時間,結果非常狼狽。那是二○一一年四月初的時候,我晉升為政務職後第一次參加次長會議。次長會議每週四下午兩點開始。(現在很多政府部門搬到了世宗市,會議時間也改為週五下午四點。)次長會議非常重要,有各部門的次長(級)共三十人左右參加,內容是審議將會在國務會議上商定的提案。

 

因為我是第一次參加這個會議,籌備會議的總理室負責人事先告訴我要準備「簡單的問候詞」。我平時有會議或活動的時候都習慣提前到達。這是我第一次參加的會議,不太清楚氛圍是怎樣的,再加上我還要致詞,所以我很早就出發了。但是,天有不測風雲,偏偏那天交通狀況特別糟糕,我兩點鐘才終於到達會議室。

 

等我進門時,「對國旗敬禮」程序已經開始,我只好在門前等到結束。(愛國歌)一結束,我就匆忙在職員的指引下走到離門口七、八公尺的指定位置。我坐下的瞬間,主辦人國務總理室室長(長官級)就說:「次長會議現在開始。在審議提案之前,我們先請今天第一次參加會議的國家科學技術委員會的常任委員金華東跟大家問候一下。」說完就看向我這邊。當然,我立刻就站起來說:「大家好,我是這次被任命為國家科學委員會常任委員的金華東。以後我會盡心輔佐各位次長,為振興我國科學技術、促進國家的經濟發展而竭盡全力。還請各位多多幫助、支持。謝謝。」結束了簡單的問候之後,我長長吁了一口氣。

 

僅僅遲到兩、三分鐘,就會影響會議的進行,尤其是我第一次參加會議就遲到,可能會給三十位次長留下不好的印象。若因為短短幾分鐘的差異導致第一印象變差,以後要想挽回形象需要花很長時間。後來,我重新樹立了原則,有重要的會議或約會的時候,一定會留出充分的時間(如果一定要用數字表現的話,就是「十五分鐘」)提早到達。當然,後來兩年裡的次長會議還有其他的重要會議我都沒有再遲到過。

 

時間就是信賴

我用十五分鐘這個具體的數字來表達,是因為想到了納爾遜提督的名言。一八○五年和法國展開的特拉法加海戰中,霍雷肖‧納爾遜提督帶領英國軍隊贏得了勝利,阻止了拿破崙的入侵。他是很多英國人最尊敬的英雄。在韓國他也被稱為「英國的李舜臣」。有一次,有人問納爾遜提督他是怎樣獲得如此巨大的成功,他回答說:「我之所以能成功,是因為我任何時候都一定提前十五分鐘到達。」

 

納爾遜這裡所說的十五分鐘並不是物理上的時間概念,更應該理解為「做任何事情的時候,都應該保證有充足的準備時間」。兩百年前的情況和現在有很大不同,這句話應用到我們現在的生活中,的確有些地方與現實不太相符。但是,他的話中蘊含的要提早準備、迅速行動的觀念,我們每個人都應該銘記於心。

 

即使沒有在職場晉升或賺很多錢等世俗意義上成功的野心,守時也是非常重要的社會生活的基本功。社會生活中必須養成的習慣之一,就是嚴格遵守時間。據某個統計結果顯示,每次都遵守時間的人不到百分之五。守時的人不僅會給人留下好印象,還能給對方信賴感。某個行動反覆多次就形成了習慣。守時也是一樣。你以前總是睡懶覺睡到九、十點,自從開始上班後一到六點就準時起床,這也是一樣的道理。不要忘了,只要每次都準時到達,就能養成守時的習慣。

 

提前十五分鐘到達

我規定的「提前十五分鐘到達」原則,不是說即使同一棟大樓的會議室裡召開的公司內部會議也要提前十五分鐘去,而是要充分考慮各種突發狀況,事先做好準備,留出足夠對意外採取措施的最小限度的時間。我想強調的是,有重要的會議、活動或約會的時候,一定要以這樣的心態對待。「十五分鐘」代表的時間餘裕能提升你應對意外狀況的能力。

 

具體來說,會議開始前十五分鐘到達有很多好處。比如,你可以再次檢查會議概要和預計的展開方向,可以利用這段時間最終確認自己的立場,還可以整理要提問的事項。提出好的問題,可以提高自己對議案的理解度,也是間接向其他人表達自己見解的機會。

 

讓重要的客戶抽時間和你面談並不容易。如果你不是甲方而是乙方的話,那就更困難了。好不容易才約到客戶,如果你不小心遲到五分鐘、十分鐘,會有什麼後果呢?本來對方的時間就很寶貴,你卻連守時都做不到,這很可能會引起對方的反感,影響雙方的交流溝通。結果很可能是你好不容易抓住的寶貴機會就這樣白白溜走,最後無功而返。

 

提前十五分鐘到達,可以把失誤的可能性減少到一半以下。比如,如果上司要用PowerPoint做下半年銷售計畫的簡報,你就可以趁這段時間對設備進行最終檢查。昨天最終彩排時還沒有任何問題的設備,第二天早上很有可能因為不明原因而無法啟動。無數人因為這種突發狀況而驚慌失措。甚至連反覆確認過無數次有總統參加的會議中,有時都會出現畫面顯示故障等令人捏把冷汗的情況。雖然現在不會,但以前如果發生這種事情的話,一定會問責相關負責人。

 

業務商談或個人約會的情況下,再確認一遍重要事項可以防止失誤。某個著名的銷售員說他在約定時間的十分鐘以前一定會到達訪問場所。他先在附近等待,等到離約定時間一、兩分鐘前時,再落落大方地敲門。大城市的交通狀況永遠難以預測。如果有重要的約會,一定要考慮到所有情況,提前做好準備。

 

不要浪費別人的時間

納爾遜的「提前十五分鐘到達」法則包含以下幾層含意,告訴我們應該以什麼樣的態度對待時間。

 

第一,要遵守截止時間。大部分情況下,工作業務不是一個人做,而是多人配合進行。如果一個人負責的部分比計畫延遲,就會影響整體工作的進行速度。有時候甚至會導致所有人沒辦法按時下班,不得不留下來加班。要想不遭同事白眼,就要養成嚴格遵守截止時間的習慣。「沒有人把今天的飯延遲到明天吃,但很多人會把今天的事情延遲到明天做。」法學家、思想家卡爾‧希爾提(Carl Hilty)的這句話很有教育意義。

 

與其他部門或外部機構合作的時候,尤其要注意。記住,如果在規定時間內無論如何都處理不完的話,一定要提前告知對方,讓對方做好準備。「延宕是偷光陰的賊。」這是英國詩人、劇作家愛德華‧楊(Edward Young)的名言。一定要遵守截止時間。

 

第二,要遵守給予自己的時間。參加公司內部會議、月例會、各種研討會的時候,有的發言人完全無視周圍人的眼神,滔滔不絕說個不停。站在會議主辦人的立場上,遇到這樣的人真的很困擾。而且會導致發言順序在後面的發言人沒有時間講話,也有脫離會議主題的危險。到了主辦人看不下去,傳紙條讓他遵守時間時,氛圍已經很尷尬了。

 

婚宴上也是一樣,如果證婚人致詞內容太長,賓客們的表情也會有變化,聽眾們都有大致的期待時間。如果超過這個時間,反而會讓聽的人心裡著急「這個人究竟有完沒完啊。」考慮到這一點,我去年春天第一次當證婚人致詞的時候,提前就說好會在十分鐘內結束。賓客們似乎都鬆了一口氣。在我看來,在這種情況下人們能忍受的時間最多就是十分鐘左右。

 

現在的人都喜歡簡潔明瞭,所以你一定要記住以上事項。人們討厭無聊。即使想說的話很多,也不要貪心,要好好制定計畫,讓自己能在恰當的時間內說完。即使預定的內容說不完也要適可而止,聽眾更喜歡這樣的人。

 

比起想傳達太多東西的演講人,遵守規定時間的演講人得到的評價更高。為了遵守規定的時間,要養成明確想傳達的主題、以核心為主進行說明的習慣。

 

第三,要尊重別人的時間。別人的時間是很寶貴的。如果和別人約好了時間,就絕對不要遲到。否則很容易成為「偷光陰」的賊。俗話說「時間就是金錢」,在約會中遲到,無異於偷走別人貴重的錢財。約好五點,如果遲到了十分鐘,就偷走了對方寶貴的十分鐘相應的金錢;約好九點見面,如果九點二十才到,就偷走了對方的二十分鐘。而且,對方的二十分鐘,說不定是無法用金錢換算的寶貴時間。約翰‧F‧甘迺迪出身的甘迺迪家族「教育子女的十訓」其中之一就是培養遵守時間的習慣。

 

藝人金守美曾經在某個節目中說她曾經揍過不遵守約定時間的後輩。她說:「我平時就很守時,如果後輩不遵守時間的話,我就會很火大。有個後輩經常遲到,我說他卻不聽,所以我就揍了他。」(雖然她嘴上說是「揍」,但我猜實際上應該只是輕輕敲頭吧。)我想,她是在偷走別人寶貴時間的後輩成為更猖狂的「時間大盜」之前,以大人的姿態好好警告他吧。

 

領悟時間的重量

一八四九年十二月二十一日,二十八歲的杜斯妥也夫斯基被判死刑。當時他對社會主義思想感興趣,參加了米哈伊爾‧彼得堡拉舍夫斯基組織的讀書會,結果以反對沙皇政府罪被捕入獄,差一點就命喪刑場之上。其實,這是當時俄國沙皇尼古拉一世因畏懼西歐自由主義思潮流入,為了警告年輕的知識分子而故意演的一場戲。

 

處刑的那天是零下五十度的寒冷冬天。杜斯妥也夫斯基和其他兩個死刑犯一起被蒙著眼睛押到了行刑台上。死刑犯還剩下最後的五分鐘。他活了二十八年,從來沒有像此刻一樣覺得短短五分鐘的時間如此珍貴。杜斯妥也夫斯基當時的心情在他後來寫的長篇小說《白痴》有所流露。他把自己的親身經歷投射在這本書裡,感嘆道:「我能在這個世界上呼吸的時間只有五分鐘。我想把其中的兩分鐘用來與同志告別,兩分鐘用於回顧人生,剩下的一分鐘,我想再看這世界最後一眼。」

 

五分鐘的時間轉瞬即逝,杜斯妥也夫斯基心想「現在我要死了嗎」,閉上了眼睛。他很後悔,在二十八年的歲月裡,沒有好好珍惜每一個瞬間。他聽到了子彈上膛的聲音。這時,奇蹟發生了。遠處的一個士兵揮著白手帕跑過來,帶來了沙皇的特赦令。在死刑前一秒,杜斯妥也夫斯基得救了。沙皇為了展現自己的仁慈,改將他們發配到西伯利亞勞改營四年。後來他在長篇小說《死屋手記》、《被侮辱與被損害的人》中描寫了他在鄂木斯克監獄的生活體驗。「SEMPER PARATUS」—隨時候命

 

言歸正傳,現在該給這一章結尾了。上文分析了納爾遜的「提前十五分鐘到達」的含意,也談了我個人版本的「提前十五分鐘到達法則」的幾種含意。我想再次強調,重要的不是提前十分鐘還是十五分鐘,而是不論做什麼事情,都要保證足以應付各種突發狀況的時間餘裕。換句話說,要秉持「有備無患」的態度。

 

納爾遜提督是軍人,一輩子都在戰場上度過。考慮到這一點,他所說的「提前十五分鐘到達」更多的是凡事要「有備無患」的意思。所謂「有備無患」,是指「凡事有準備,方可免後患」,平時要多檢查工作,防範突發狀況。我在第一部中強調的「提前十五分鐘到達辦公室,製作當天的待辦事項列表」也是同樣的道理。

 

在職場生活中想要做到「有備無患」,方法之一就是在問題發生之前事先預防。不要等問題發生之後再想對策,要提前找到可能出問題的苗頭,把它扼殺在搖籃中。如果你現在的工作很多與實務有關的話,就更需要這種態度。必須要注意,如果部門層面上的小民怨沒有好好解決的話,以後很可能會擴大為整個組織都無法承擔的大問題。

 

安麗的共同創辦人理查‧狄維士(Richard DeVos)忠告說,要想防備這種情況,就要「事先行動」。他在《像理查‧狄維士一樣成功》中強調,不要坐著等問題找到自己頭上,一定要在問題發生前就採取行動。為此,他總是在積極尋找公司的各種問題,不放過每一個角落。

 

有備無患的態度也表現為對狀況變化的事先應對。自己負責的產品銷售停滯或者比上個月下降時,在上司詢問原因之前,就應該詳細分析情況,研究挽救方案。要想做到這一點,就必須隨時掌握自己所處行業發生的事情。這樣的人當然會得到上司的信任。

 

總而言之,有備無患的態度就是指「隨時準備好可以做任何事情的狀態」,與英國著名的勵志專家R‧伊安‧西摩爾(R. Ian Seymour)提出的﹁隨時候命「(semperparatus)意思類似。西摩爾說,拉丁文﹁semper paratus」就是指對任何事情都「隨時準備著」的狀態。可以理解為田徑比賽的發令槍聲響起之前,選手們的準備姿勢。所有上班族都應該具備這樣的態度。日常中「十五分鐘的餘裕」就能讓你做好準備。

 

 

內容由 大田出版《實用一輩子的工作術:職場前輩不會教你的18個工作技巧》提供